使用辦公軟件的上班族不在少數，一般公司的文員都需要懂得使用辦公軟件，而不管是公司的電腦還是家庭用的電腦，里面都有一套辦公軟件，所以辦公軟件已經成為電腦的基礎程序，我們今天要講是我最常用的一款Excel2003辦公軟件操作技術：使用查詢函數快速檢索大型工作表中的記錄。如果您在使用Excel2003中的大型列表，您便可以使用查詢函數快速檢索這些列表中的各條記錄，這里介紹如何使用兩個函數，VLOOKUP 和HLOOKUP。

使用 HLOOKUP 搜索多行數據

上一部分中的步驟使用了 VLOOKUP 函數，其原因是數據駐留在列中。本部分中的步驟介紹如何使用 HLOOKUP 函數查找一行或多行中的數據。在 Pages 工作表中，復制單元格區域 A2 至 B39 中的數據。 滾動到該工作表的頂部，右鍵單擊單元格 D2，然后單擊“選擇性粘貼”。 在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“轉置”，然后單擊“確定”。Excel 將數據粘貼到起始于單元格 D2 且終止于單元格 AO3 的兩行中。在 Page Views 工作表中，在單元格 E6 中鍵入“HLOOKUP”，在單元格 E7 中鍵入“Result”，然后在單元格 F7 中鍵入以下公式：=HLOOKUP(F6,Pages!D2:AO3,2,FALSE)。

在單元格 F6 中輸入單元格 A4 中的 ID，然后按 Enter。“Home Page”將顯示在單元格 F6 中。您獲得了相同類型的結果，但您搜索的是一組行而非列。

HLOOKUP 函數與 VLOOKUP 函數使用相同的參數。然而，您聲明的不是包含要查找的值的列，而是行。接下來，讓我們看一下同時適用于這兩個函數的一個重要原則。請轉至 Pages 工作表并按照下列步驟操作：

在單元格 D4 至 M4 中，隨意鍵入一些內容。可以鍵入任何想要的內容，只是向這些單元格中添加一些文本或數字而已。在 Page Views 工作表上，將 HLOOKUP 公式更改為如下所示： =HLOOKUP(F6,Pages!D2:AO4,3,FALSE)

更改完該公式后，您在單元格 D4 中輸入的值將出現。以下是需要記住的原則：要查找的值不一定駐留在匹配值旁邊的單元格內。該值可以駐留在匹配值右側任意數目的列內，也可以駐留在匹配值下方任意數目的行中。只需確保您擴展了 table_array 和 col_index_num 或 row_index_num 參數，使它們包括要查找的值。

使用 VLOOKUP 搜索多列數據

首先，下載 Excel 2003 示例文件：查詢函數示例數據(英文)。該文件使用虛構的數據來說明我朋友的難題，它包含兩個工作表：Page Views 和Pages，Page Views工作表包含唯一標識每個網頁的一組ID，還包含有關在 2002 年 9 月每個網頁的點擊次數的信息，Pages 工作表包含網頁ID以及對應于每個ID的網頁的名稱。

網頁 ID 出現在兩個工作表內，這是因為源數據庫使用了規范化數據結構。在該結構中，ID 可使用戶找到給定網頁的數據。

在 Page Views 工作表中，單擊單元格 E3 并鍵入“VLOOKUP”;在單元格 E4 中，鍵入“Result”;單擊單元格 F4，并在該單元格或編輯欄中鍵入以下公式：=VLOOKUP(F3,Pages!A2:B39,2,False)，

注釋：“#N/A”將出現在單元格 F4 中，因為該函數應該在單元格 F3 中找到一個值，但該單元格為空。您將在下一步中向單元格 F3 中添加一個值。

將單元格 A4 中的值復制到單元格 F3 內，然后按 Enter。“Home Page”將顯示在單元格 F4 中;使用單元格 A5 中的值重復步驟 3 和步驟 4。“Comics & Humor”將顯示在單元格 F4 中;不必瀏覽至第二個工作表，您便會確定網站用戶主要訪問了哪些網頁，這就是查詢函數的價值所在，使用它們，您可以花費較少的時間和精力查找大型數據集中的記錄。